Introduction : Gérer efficacement les interruptions en milieu de travail
Les choses ne ralentissent pas. Nous ne trouvons pas plus de temps pour rester à jour, et si vous êtes comme moi, ce sont les interruptions qui m’énervent le plus. Même si vous travaillez à la maison comme moi, les interruptions sont inévitables. Que ce soit un collègue bavard (en personne ou sur un canal de discussion), une demande de dernière minute de votre patron ou une boîte de réception qui peut se mesurer en kilomètres, gérer efficacement les interruptions est essentiel pour maintenir la productivité et la concentration.
Selon une étude de l’Université de Californie à Irvine, le recouvrement prend en moyenne 23 minutes et 15 secondes après une interruption (Mark, Gudith, & Klocke, 2008). Dans cet esprit, il est crucial de développer des stratégies qui aident à atténuer les distractions tout en maintenant des relations professionnelles, car dire à ses collègues de « partir » n’est pas une bonne stratégie—même si c’est ce que vous voulez dire.
Les interruptions peuvent être catégorisées selon deux facteurs clés : la valeur (bonne utilisation du temps vs. mauvaise utilisation du temps) et le contrôle (contrôle possible vs. impossible de contrôler). Si vous me connaissez, vous savez que j’adore les processus, alors j’ai mis cette information dans une matrice de 2×2 quadrants pour nous aider à déterminer la meilleure façon de gérer les interruptions.
La matrice des interruptions en milieu de travail
-
Peut contrôler + Bonne utilisation du temps → gérer et prioriser
- Un collègue qui a besoin d’avis sur un projet
- Un subordonné direct cherchant des conseils
- Un client clé demandant de l’aide
-
Peut contrôler + mauvaise utilisation du temps → fixer des limites
- Collègues bavards qui passent
- Être entraîné dans des réunions inutiles
- Les gens te refilent le travail
-
Ne pas pouvoir contrôler + bonne utilisation du temps → s’adapter et réagir rapidement
- Des problèmes informatiques perturbent les flux de travail
- Demande urgente d’un gestionnaire
- Un changement de projet de dernière minute
-
Impossible de contrôler + mauvaise utilisation du temps → minimiser ou sortir
- Potins et politique de bureau
- Courriels indésirables et chaînes de réponses inutiles
- Distractions non liées au travail
Stratégies pour gérer les interruptions
1. Peut contrôler + Bonne utilisation du temps → gérer et prioriser
C’est facile à gérer. C’est une bonne utilisation de votre temps, et vous avez l’impression de contrôler l’interruption. Tout ce que vous avez à faire, c’est reconnaître l’importance de la tâche et planifier du temps pour la gérer efficacement.
Exemple : Un collègue a besoin d’aide pour une tâche importante Réponse : « Je serais heureux d’aider. Peut-on fixer un horaire plus tard aujourd’hui où je pourrai te donner toute mon attention? »
Exemple : Votre équipe a besoin de votre avis sur un projet clé Réponse : « Mettons cela à l’ordre du jour de notre prochaine réunion pour en discuter en détail. »
Vous aidez votre équipe et vos collègues. Faire cette tâche est une bonne utilisation de votre temps, mais le timing n’est pas le bon. À la place, planifiez-la pour qu’elle n’interrompe pas ce que vous faites en ce moment.
2. Peut contrôler + mauvaise utilisation du temps → fixer des limites
Esquivez, retardez ou dites non fermement mais poliment.
Exemple : Un collègue passe souvent pour une conversation informelle Réponse : « J’aimerais jaser, mais j’ai une échéance serrée. On se retrouve à l’heure du dîner. »
Exemple : Vous êtes invité à une réunion qui ne vous concerne pas Réponse : « Il ne semble pas que je doive contribuer à cette réunion. Je préfère recevoir les notes après. »
Tu peux rediriger la conversation ou choisir un meilleur moment. Tu ne devrais pas te sentir coupable de protéger ta concentration.
3. Ne pas pouvoir contrôler + Bonne utilisation du temps → s’adapter et réagir rapidement
Restez flexible et trouvez la façon la plus efficace de gérer la situation.
Exemple : Votre patron a une demande de dernière minute Réponse : « Je vais arrêter ce que je fais et régler ça d’abord. »
Exemple : Un problème technique ralentit le travail Réponse : « Je vais contacter immédiatement l’informatique pour voir s’il y a une solution de contournement. »
Reconnaître l’urgence mais clarifier les attentes pour garder le contrôle.
4. Ne peut pas contrôler + mauvaise utilisation du temps → minimiser ou sortir
Excusez-vous poliment ou éliminez les distractions.
Exemple : Les discussions politiques dominent le bureau Réponse : « Pardonnez-moi pendant que je retourne à mon bureau. J’ai des échéances importantes aujourd’hui. »
Exemple : Courriels indésirables et chaînes de réponses à tous Action : Retirez-vous — « Cela ne nécessite pas mon avis, alors je vais quitter le fil. »
Vous n’avez pas besoin d’avoir une conversation pour éviter la politique — vous pouvez vous éloigner poliment sans créer de tension.